La méthode Kanban pour l’IT est un système de gestion de projet apparenté agile adapté du secteur automobile et inspiré des méthodes dîtes « lean ». Elle se différencie notamment par son approche juste-à-temps et son système à flux tirés, qui lui donnent la particularité de pouvoir livrer en continue.

Kanban ? D’où ça vient ?

A l’origine, Kanban était une méthode de gestion développée pour les usines Toyota dans les années 50-60. Son nom vient d’ailleurs du japonais et signifie « étiquette composée de signes », faisant écho aux étiquettes utilisées dans le tableau Kanban, très caractéristique de la méthode.

C’est finalement en 2010 qu’elle fut formalisée pour le domaine IT et plus particulièrement au développement logiciel, par David J. Anderson, un consultant en management.

Kanban est essentiellement une méthode de gestion des flux dans un projet, permettant d’éviter les blocages et de réaliser une livraison rapide et continue. Elle a pour spécificité de s’adapter facilement aux changements et imprévus pouvant survenir lors du projet, notamment car elle fonctionne sans itération, et surtout d’attacher une grande importance à la visualisation commune du workflow en cours.

En bref, elle consiste à la gestion des flux et des événements tout en mettant au centre l’amélioration et le travail d’équipe.

Principes de la méthode Kanban

La méthode Kanban se base sur 4 grands principes :

1. Commencez avec ce que vous avez déjà : Kanban débute sur des rôles et processus définis pour ensuite stimuler des changements.
2. Respectez le processus, les rôles, les responsabilités et les titres actuels : pour éliminer les peurs initiales, éviter les changements trop brusques et faciliter les changements futurs. Il s’agit plus d’adapter la méthode Kanban à ses enjeux et contraintes que de tout chambouler pour sa mise en place.
3. Appliquez les changements de manière évolutive et incrémentale : Kanban encourage l’amélioration continue via des changements de petite envergure, en opposition avec l’implémentation par vagues qui risque d’être mal reçue par les membres de l’équipe et donc augmenter le risque d’échec.
4. Encouragez le leadership à tous les niveaux : pour augmenter la productivité des équipes.

Kanban en pratique : Processus et tableau

En complément de ses 4 grands principes s’ajoutent 6 pratiques centrales :

1. Visualiser le flux de travail : pour être informé de l’état du projet et mieux comprendre le flux de travail, via un tableau Kanban.
2. Limiter le travail en cours (WIP) : chaque étape ne peut avoir plus de x tâches en même temps, x dépendant des capacités évaluées de l’équipe.
3. Gérer et mesurer le flux : chaque stade du flux (workflow) doit être suivi, mesuré et rapporté, dans l’optique de proposer des améliorations, évaluées à leur tour.
4. Rendre les règles explicites : mettre en évidence uniquement les points sur lesquels l’équipe s’est mise d’accord en termes de fonctionnement et qui n’est pas encore un réflexe naturel
5. Implémenter des boucles de feedback : pour pouvoir se situer, mieux comprendre le projet, résoudre les problèmes et participer à l’amélioration continue.
6. Travailler en équipe pour s’améliorer continuellement : avec des mises en commun, des échanges et l’assurance de connaissances chez les membres de l’équipe.

Tout ceci passe en grande partie par la matérialisation d’un tableau Kanban. Dans sa forme la plus simple, celui-ci est composé de trois colonnes où sont déplacées des étiquettes, les tâches à réaliser, tout au long du projet selon leur statut de traitement : « A faire », « En cours », « Terminé ».

Au-delà de l’utilisation basique, ce tableau est personnalisable en fonction des équipes disponibles, des étapes nécessaires et des besoins des équipes. Tant que le fonctionnement est compréhensible par l’équipe, tout est possible à ajouter.

Pour débuter, nous pouvons ajouter au début du tableau la colonne « Tâches », répertoriant toutes les tâches (ou user stories) à réaliser pour le projet, puis la colonne « A tester » avant « Terminé », indispensable pour un projet informatique. Notez que la colonne « A faire » contient dans ce cas les étiquettes (parfois appelées cartes ou kanbans) à réaliser sur le court terme, sélectionnées dans les tâches selon leur priorité.

Avec le tableau Kanban, le travail se fait donc de gauche de droite : chaque étiquette part de la colonne « A faire » pour finir dans la colonne « Terminé ».

Pour limiter la quantité de travail en cours, le principe de base est qu’une colonne ne doit jamais avoir plus de x+1 étiquettes, x étant ici les individus (la quantité peut varier selon les capacités de l’équipe). On parle d’ailleurs de système à flux tirés puisqu’une colonne vide constitue le signal pour l’envoi d’une nouvelle étiquette.

Plus concrètement, si une tâche se termine, elle passe dans la colonne « Terminé » (ou « A tester »). Cela permet alors le passage d’une étiquette vers la colonne « En cours ». Une nouvelle étiquette est enfin sélectionnée dans la colonne « Tâches » puis insérée dans « A faire ». On décale finalement les étiquettes de gauche à droite en commençant par celles situées sur la droite.

Exemple supplémentaire, si les colonnes « En cours » et « A tester » atteignent la limite décidée, Kanban veut qu’aucune nouvelle tâche ne soit ajoutée. Il est alors possible de faire d’autres tâches non liées directement à la réalisation du projet ou d’aider au désengorgement.

Pour réaliser votre tableau Kanban, vous pouvez utiliser un mur avec des post-it ou bien un logiciel selon vos préférences et possibilités. Il en existe de nombreux, du plus simple ou plus complet, comme Trello, Jira ou encore KanbanTool.

Si cette méthode vous intéresse et vous envisagez de la mettre en place en entreprise : nous proposons une formation Kanban de 3 jours où vous pourrez apprendre les principes et pratiques clés pour une transition réussie !

Les avantages de Kanban pour l’IT

La méthode Kanban dispose de certains atouts dans la gestion d’un projet informatique qui lui permettent, entre autre, de s’adapter à de nombreux types de projets :

• Gain de temps : on se focalise sur le travail à réaliser/en cours plutôt que sur les activités autour du projet comme les réunions ou la sélection de tâches pour un sprint comme dans Scrum. Le tableau Kanban permet d’obtenir les informations sur le projet en cours et encourage la prise d’initiatives pour débloquer une situation, par exemple.
• Flexibilité : nul besoin de prévoir ce qui sera réalisé sur une période de temps, Kanban permet l’ajout de tâches et le changement de priorités facilement.
• Rapidité et continuité : avec Kanban, les cycles sont souvent plus courts et donc optimisés pour des livraisons plus rapides, plus fréquentes et continues.
• Facile à mettre en place : à condition de bien s’y prendre en respectant notamment les principes énoncés plus tôt.

Les inconvénients de Kanban pour l’IT

Comme toute méthode, Kanban possède ses propres inconvénients qu’il est important de connaître avant d’essayer de l’utiliser pour son projet.

• Le manque de délais marqués : qui peut être gênant pour l’équipe (mais qui peut se mettre en place selon ses besoins). Le manque de visibilité concernant l’agenda et les deadlines peut également freiner.
• L’impression de ne jamais finir : Kanban peut parfois donner l’impression que le projet ne se termine jamais avec ses cycles courts et participer à une perte de motivation (selon les personnes)
• Apprécie peu la complexité : plus particulièrement en ce qui concerne le tableau. Bien qu’il soit ajustable et possible à compléter selon ses besoins, il faut être vigilant quant au nombre de colonnes ou types de cartes qui pourraient supprimer l’aspect visuel et instantané en termes de compréhension.

Quand utiliser la méthode Kanban… et inversement ?

La méthode Kanban est souvent recommandé pour des projets qui impliquent des changements constants ou pour lesquels l’équipe dispose de peu d’expérience (difficulté à estimer les délais, encouragement à la collaboration).

Elle est également bien adaptée dans le cas de réparations de bugs et de petite demandes d’améliorations, en accord avec le principe de tâches courtes.

Kanban ne serait pas forcément recommandé pour une équipe ne disposant pas des principes agiles de base. Dans ce cas, l’utilisation de Scrum, par exemple, serait plutôt préférable puisque le cadrage y est plus important.

La phase de mise en place de Kanban étant primordiale, il faudra toujours s’assurer que la méthode s’adapte à l’équipe, notamment au niveau de la souplesse de cadrage (timing, leadership à tous les niveaux, …).

Kanban ou Scrum : différences et similitudes

Les méthodes Kanban et Scrum possèdent quelques points communs, rendant parfois difficile pour certains de savoir laquelle ils utilisent dans leur entreprise.

Leurs similitudes :

• Des bases liées aux principes agiles
• Des livraisons rapides et fréquentes
• Systèmes à flux tirés
• Division du travail en tâches
• Collaboration au autogestion dans les équipes
• Transparence dans le processus d’amélioration
• Utilisation d’un tableau.

Leurs différences :

Kanban s’utiliserait surtout pour les projets impliquant de nombreux changements, là où Scrum aurait plutôt tendance à s’utiliser pour des projets stables, n’impliquant que peu de changements. Il est parfois conseillé d’utiliser Scrum au début d’un projet et Kanban pour la maintenance et l’amélioration d’un projet déjà lancé.

Une méthode basée sur l’agile… à prendre avec agilité

La méthode Kanban est plutôt simple à comprendre mais dans sa forme la plus pure, ne convient que rarement. Sur un principe d’agilité, il faut donc l’adapter aux besoins de l’équipe et l’améliorer de manière régulière, d’où l’importance de l’analyse et du feedback.

Si les différences entre Scrum et Kanban semblent plutôt distinctes sur le papier, la réalité est toute autre. De plus en plus, ces deux méthodes sont en fait combinées pour créer ce que l’on nomme couramment Scrumban.

Finalement, le but n’est pas simplement de choisir une méthode et de l’appliquer à la lettre : il faut être agile, que ce soit avec Kanban, Scrum ou Scrumban. L’important est surtout est de trouver la solution adéquat pour son projet et son équipe, sans ne jamais considérer la méthode adoptée comme fixe.

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