Formation Organiser une conference call

Principe, équipement et tarifs

Mise à disposition d’une « salle virtuelle » par un opérateur téléphonique, d’un numéro de téléphone dédié et d’un code d’accès personnalisé
Équipement (fixe ou portable)
Tarifs différents selon les opérateurs

Se préparer mentalement

Prendre le temps d’une préparation personnelle
Développement d’une attitude intérieure positive
Évacuer stress, trac et tensions

Réunir et sélectionner les participants

Déterminer un nombre maximum de participants
Caractériser les participants (faire attention aux niveaux hiérarchiques)
Identifier les modalités techniques à sa disposition

Préparer le contenu de la conférence

Réfléchir, structurer et répéter son intervention
Soigner sa posture
Se relaxer pour bien parler
S’asseoir confortablement
Évaluation des objectifs et enjeux de la réunion
Préparer chacun des points à traiter
Prévoir les modalités de prise de parole et prise de décision

Savoir animer la conférence : l’animateur est le maître du jeu

Missions principales de l’animateur
Lister l’ensemble des participants
Être court, direct et clair sur les « modalités »
Oser interrompre et savoir faire parler chacun
Inviter à conclure

Être ponctuel et choisir des sujets simples

Savoir communiquer l’ordre du jour dans le bon « timing »
Comment faire respecter la ponctualité?
Avoir un ordre du jour précis
6 règles à ne pas oublier lors d’une conference call :
– l’accueil des participants
– évoquer l’ordre du jour
– déterminer les règles du jeu
– définir les objectifs et le déroulement de la conférence
– suivre une méthode
– obtenir des retours de ses participants

Savoir capter l’attention et éviter les tensions

Faire attention à son débit, intonations, rythme
Mettre des silences et être attentifs à ceux des participants
Faire attention à l’humour
Bien cadrer la conversation en prenant garde à ses propres paroles et à celles des participants

Élaborer un compte rendu

2 options :
– les opérateurs téléphoniques propose un service de rédaction
– le faire soi-même
Rédiger le compte rendu rapidement