Le b.a-ba des métiers du secrétariat
Le métier de secrétaire
Définition des fonctions et missions de la profession
Identification des compétences à posséder
L’organisation de l’activité
Développer sa polyvalence en assurant plusieurs tâches en même temps
Organiser des réunions, des déplacements etc.
Instaurer une ambiance d’équipe
Travailler en partenariat avec ses collaborateurs
Tirer parti des conflits de matière positive
Classer efficacement les documents
Concevoir le guide des procédures du métier
Choisir la méthode le plus pertinente et adaptée aux besoins des utilisateurs
Connaître la réglementation concernant la conservation de documents
Créer un plan de classement évolutif
Apprendre à travailler avec l’outil informatique
Structurer le classement informatique des documents
Réaliser des outils communs (planning, base de données etc.)
Maîtriser l’orthographe
Les essentielles de l’orthographe (majuscules, règles des pluriels etc.)
Maîtriser la grammaire
La réalisation des écrits
Rédaction de documents (email, fax, courrier)
Connaître et appliquer les règles fondamentales de présentation de documents
Organiser la structure de vos écrits pour gagner du temps
Choisir un style adapté pour vos écrits
Méthode pour faire un compte rendu
Prendre des notes pertinentes
Organiser les informations et faire un compte rendu concis et efficace
La communication téléphonique
Communiquer de manière efficace
Adopter un comportement professionnel (bannir l’agressivité, la « soumission », la manipulation)
Recevoir des directives et instaurer une relation de confiance avec vos supérieurs
Prendre la parole en public et transmettre les informations efficacement
Les règles de la communication téléphonique
Soigner le ton, la voix, la tonalité, le débit de parole
Être à l’aise, aimable et s’exprimer avec rigueur
Conclure la communication
Prendre efficacement un message
Employer les techniques de questionnement
Annoter les informations pertinentes
La gestion des appels difficiles
Filtrer les appels
Maîtriser les interlocuteurs difficiles, rester professionnel
